Jedno místo pro Odoo i datové schránky
Datové zprávy jsou často součástí účetnictví, smluv, reklamací, komunikace s úřady nebo zákaznických požadavků.
Běžný způsob práce znamená:
- přihlásit se do portálu Datové schránky,
- najít zprávu,
- stáhnout dokumenty,
- dohledat zákazníka nebo dodavatele v Odoo,
- nahrát přílohy,
- předat zprávu kolegovi,
- vytvořit úkol nebo Helpdesk ticket,
- hlídat doručení a archivaci.
Data Box Integration tento proces převádí přímo do Odoo.
Mailbox integrovaný do Odoo
Modul obsahuje vlastní přehledné rozhraní pro práci s datovými zprávami.
Uživatel vidí komunikaci podobně jako v moderním e-mailovém klientu:
- seznam datových schránek,
- doručené zprávy,
- koncepty,
- zprávy k odeslání,
- odeslané zprávy,
- chyby,
- archiv,
- konverzace seskupené podle souvisejících zpráv.
Zprávy lze filtrovat podle stavu, tagů, příloh nebo souvisejících Helpdesk požadavků.
Přijímání zpráv z ISDS
Příchozí datové zprávy lze načítat přímo do Odoo.
Modul podporuje:
- ruční synchronizaci,
- automatickou synchronizaci,
- úvodní synchronizaci po připojení schránky,
- evidenci stavu doručení,
- načítání příloh,
- uchování technických informací zprávy,
- práci s doručenkou.
Uživatel má zároveň jasně označené operace, které mohou mít dopad na právní doručení zprávy.
Odesílání datových zpráv
Datovou zprávu lze vytvořit přímo v Odoo.
Podporováno je:
- výběr příjemce,
- zadání ID datové schránky,
- předmět zprávy,
- přílohy,
- vytvoření konceptu,
- odeslání,
- synchronizace stavu odeslané zprávy,
- evidence doručení.
Odeslaná komunikace tak zůstává součástí firemních dat v Odoo.
Přílohy a doručenky
Přílohy datových zpráv lze zobrazit a stáhnout přímo z Mailboxu.
Pokud ještě nebyly dokumenty načteny z ISDS, Odoo je může stáhnout na vyžádání.
Po stažení příloh se již zbytečně nezobrazuje akce pro jejich opětovné načtení.
Stejným způsobem lze pracovat také s doručenkou datové zprávy.
Po jejím získání se uživateli místo akce pro stažení nabídne možnost: Zobrazit doručenku
Propojení s kontakty
Data Box Integration rozšiřuje kontakty v Odoo o informace o datové schránce.
U kontaktu lze evidovat například:
- ID datové schránky,
- typ datové schránky,
- název vlastníka,
- stav datové schránky,
- příznak OVM,
- možnost příjmu zpráv od soukromých subjektů,
- odpovědnou osobu.
Vyhledání datové schránky podle IČO
U firemního kontaktu lze datovou schránku vyhledat přímo podle IČO.
Odoo získané údaje uloží ke kontaktu a uživatel je nemusí ručně přepisovat z externího systému.
Integrace s Helpdeskem
Datovou zprávu lze převést na Helpdesk ticket.
To je vhodné například pro:
- reklamace,
- podněty zákazníků,
- komunikaci s úřady,
- právní agendu,
- servisní požadavky,
- oficiální dokumentaci.
Datová zpráva a Helpdesk požadavek zůstávají vzájemně propojené.
Uživatel se tak může z ticketu vrátit zpět k původní datové komunikaci.
Konverzace místo jednotlivých zpráv
Související zprávy lze zobrazit jako jednu konverzaci.
Díky tomu uživatel nepracuje s izolovanými dokumenty, ale vidí celý komunikační kontext.
U konverzace lze například:
- odpovědět,
- označit zprávu jako přečtenou nebo nepřečtenou,
- pracovat s tagy,
- přesunout komunikaci,
- vytvořit Helpdesk ticket,
- stáhnout chybějící přílohy,
- zobrazit doručenku.
Více datových schránek v jednom Odoo
Modul je navržen pro společnosti, které potřebují spravovat jednu nebo více datových schránek.
Každý účet může mít vlastní:
- přihlašovací údaje,
- nastavení synchronizace,
- prostředí,
- timeouty komunikace,
- archivaci,
- způsob automatického zpracování.
Jednu schránku lze označit jako výchozí.
Automatická synchronizace
Odoo může kontrolovat datové schránky automaticky.
Podle konfigurace lze automatizovat například:
- kontrolu příchozích zpráv,
- aktualizaci odeslaných zpráv,
- aktualizaci stavů,
- archivaci,
- synchronizaci dostupnosti zpráv,
- kontrolu zpráv blížících se odstranění z ISDS.
Automatizace pomáhá snížit riziko, že důležitá zpráva zůstane nepovšimnuta.
Archivace datových zpráv
ISDS není určen jako neomezený firemní archiv.
Data Box Integration proto umožňuje ukládat zprávy a související data přímo do Odoo.
Podporováno je například:
- uchování zprávy,
- uchování příloh,
- uchování doručenky,
- archivace zpráv,
- evidence stavu zprávy,
- kontrola dostupnosti zpráv v ISDS.
Firma tak může dlouhodobě uchovávat datovou komunikaci spolu s ostatními firemními daty.
Bezpečnost přihlašovacích údajů
Přístup k datové schránce může být nakonfigurován prostřednictvím přihlašovacích údajů uložených v Odoo nebo prostřednictvím proměnných prostředí.
To umožňuje zvolit způsob nasazení podle bezpečnostních požadavků konkrétní organizace.
Citlivé údaje nemusí být běžným uživatelům zobrazovány.
Kontrola oprávnění
Přístup k funkcím Data Box Integration je řízen uživatelskými skupinami Odoo.
Lze tak určit, kdo může například:
- zobrazovat zprávy,
- pracovat s datovými schránkami,
- odesílat zprávy,
- měnit konfiguraci,
- spravovat předplatné.
Průvodce prvním nastavením
Po instalaci pomůže uživateli s konfigurací průvodce.
Provede ho například:
- aktivací služby,
- výběrem společnosti,
- vytvořením účtu datové schránky,
- nastavením přihlašovacích údajů,
- testem připojení,
- doporučeným nastavením synchronizace,
- počáteční synchronizací zpráv.
Průvodce lze později spustit znovu.
Kontextová nápověda
Konfigurace modulu obsahuje nápovědu přímo u jednotlivých polí a tlačítek.
Po najetí na položku uživatel zjistí:
- k čemu nastavení slouží,
- jaké hodnoty lze použít,
- jaký je jejich význam,
- která hodnota je doporučená.
Modul tak není určen pouze technickým administrátorům – běžnou konfiguraci zvládne i uživatel Odoo.
