Jedno místo pro Odoo i datové schránky

Datové zprávy jsou často součástí účetnictví, smluv, reklamací, komunikace s úřady nebo zákaznických požadavků.

Běžný způsob práce znamená:

• přihlásit se do portálu Datové schránky,
• najít zprávu,
• stáhnout dokumenty,
• dohledat zákazníka nebo dodavatele v Odoo,
• nahrát přílohy,
• předat zprávu kolegovi,
• vytvořit úkol nebo Helpdesk ticket,
• hlídat doručení a archivaci.

Data Box Integration tento proces převádí přímo do Odoo. 

Mailbox integrovaný do Odoo

Modul obsahuje vlastní přehledné rozhraní pro práci s datovými zprávami.

Uživatel vidí komunikaci podobně jako v moderním e-mailovém klientu:

• seznam datových schránek,
• doručené zprávy,
• koncepty,
• zprávy k odeslání,
• odeslané zprávy,
• chyby,
• archiv,
• konverzace seskupené podle souvisejících zpráv.

Zprávy lze filtrovat podle stavu, tagů, příloh nebo souvisejících Helpdesk požadavků.

Přijímání zpráv z ISDS

Příchozí datové zprávy lze načítat přímo do Odoo.

Modul podporuje:

• ruční synchronizaci,
• automatickou synchronizaci,
• úvodní synchronizaci po připojení schránky,
• evidenci stavu doručení,
• načítání příloh,
• uchování technických informací zprávy,
• práci s doručenkou.

Uživatel má zároveň jasně označené operace, které mohou mít dopad na právní doručení zprávy.

Odesílání datových zpráv

Datovou zprávu lze vytvořit přímo v Odoo.

Podporováno je:

• výběr příjemce,
• zadání ID datové schránky,
• předmět zprávy,
• přílohy,
• vytvoření konceptu,
• odeslání,
• synchronizace stavu odeslané zprávy,
• evidence doručení.

Odeslaná komunikace tak zůstává součástí firemních dat v Odoo.

Přílohy a doručenky

Přílohy datových zpráv lze zobrazit a stáhnout přímo z Mailboxu.

Pokud ještě nebyly dokumenty načteny z ISDS, Odoo je může stáhnout na vyžádání.

Po stažení příloh se již zbytečně nezobrazuje akce pro jejich opětovné načtení.

Stejným způsobem lze pracovat také s doručenkou datové zprávy.

Po jejím získání se uživateli místo akce pro stažení nabídne možnost: Zobrazit doručenku

Propojení s kontakty

Data Box Integration rozšiřuje kontakty v Odoo o informace o datové schránce.

U kontaktu lze evidovat například:

• ID datové schránky,
• typ datové schránky,
• název vlastníka,
• stav datové schránky,
• příznak OVM,
• možnost příjmu zpráv od soukromých subjektů,
• odpovědnou osobu.

Vyhledání datové schránky podle IČO

U firemního kontaktu lze datovou schránku vyhledat přímo podle IČO.

Odoo získané údaje uloží ke kontaktu a uživatel je nemusí ručně přepisovat z externího systému.

Integrace s Helpdeskem

Datovou zprávu lze převést na Helpdesk ticket.

To je vhodné například pro:

• reklamace,
• podněty zákazníků,
• komunikaci s úřady,
• právní agendu,
• servisní požadavky,
• oficiální dokumentaci.

Datová zpráva a Helpdesk požadavek zůstávají vzájemně propojené.

Uživatel se tak může z ticketu vrátit zpět k původní datové komunikaci.

Konverzace místo jednotlivých zpráv

Související zprávy lze zobrazit jako jednu konverzaci.

Díky tomu uživatel nepracuje s izolovanými dokumenty, ale vidí celý komunikační kontext.

U konverzace lze například:

• odpovědět,
• označit zprávu jako přečtenou nebo nepřečtenou,
• pracovat s tagy,
• přesunout komunikaci,
• vytvořit Helpdesk ticket,
• stáhnout chybějící přílohy,
• zobrazit doručenku.

Více datových schránek v jednom Odoo

Modul je navržen pro společnosti, které potřebují spravovat jednu nebo více datových schránek.

Každý účet může mít vlastní:

• přihlašovací údaje,
• nastavení synchronizace,
• prostředí,
• timeouty komunikace,
• archivaci,
• způsob automatického zpracování.

Jednu schránku lze označit jako výchozí.

Automatická synchronizace

Odoo může kontrolovat datové schránky automaticky.

Podle konfigurace lze automatizovat například:

• kontrolu příchozích zpráv,
• aktualizaci odeslaných zpráv,
• aktualizaci stavů,
• archivaci,
• synchronizaci dostupnosti zpráv,
• kontrolu zpráv blížících se odstranění z ISDS.

Automatizace pomáhá snížit riziko, že důležitá zpráva zůstane nepovšimnuta.

Archivace datových zpráv

ISDS není určen jako neomezený firemní archiv.

Data Box Integration proto umožňuje ukládat zprávy a související data přímo do Odoo.

Podporováno je například:

• uchování zprávy,
• uchování příloh,
• uchování doručenky,
• archivace zpráv,
• evidence stavu zprávy,
• kontrola dostupnosti zpráv v ISDS.

Firma tak může dlouhodobě uchovávat datovou komunikaci spolu s ostatními firemními daty.

Bezpečnost přihlašovacích údajů

Přístup k datové schránce může být nakonfigurován prostřednictvím přihlašovacích údajů uložených v Odoo nebo prostřednictvím proměnných prostředí.

To umožňuje zvolit způsob nasazení podle bezpečnostních požadavků konkrétní organizace.

Citlivé údaje nemusí být běžným uživatelům zobrazovány.

Kontrola oprávnění

Přístup k funkcím Data Box Integration je řízen uživatelskými skupinami Odoo.

Lze tak určit, kdo může například:

• zobrazovat zprávy,
• pracovat s datovými schránkami,
• odesílat zprávy,
• měnit konfiguraci,
• spravovat předplatné.

Průvodce prvním nastavením

Po instalaci pomůže uživateli s konfigurací průvodce.

Provede ho například:

1. aktivací služby,
2. výběrem společnosti,
3. vytvořením účtu datové schránky,
4. nastavením přihlašovacích údajů,
5. testem připojení,
6. doporučeným nastavením synchronizace,
7. počáteční synchronizací zpráv.

Průvodce lze později spustit znovu.

Kontextová nápověda

Konfigurace modulu obsahuje nápovědu přímo u jednotlivých polí a tlačítek.

Po najetí na položku uživatel zjistí:

• k čemu nastavení slouží,
• jaké hodnoty lze použít,
• jaký je jejich význam,
• která hodnota je doporučená.

Modul tak není určen pouze technickým administrátorům – běžnou konfiguraci zvládne i uživatel Odoo.